Autore: (Francesco Ronchi, Presidente e fondatore di Synesthesia).

Come organizzare una call

1) La migliore call è nessuna call: prima di organizzare una call pensa se è davvero necessario o se il tema può essere affrontato in modo asincrono o più rapido (una mail, una chat?). Questo è ancora più importante per le call “ricorrenti”, ovvero che si ripetono nel tempo.

2) Focalizza l’argomento e scrivi un “ODG”: per non perdere tempo è importante che ogni call sia accompagnata da un ordine del giorno sull’argomento/i da discutere. Cerca di essere focalizzato riducendo gli argomenti al minimo e mantieni il focus durante la call. L’ODG può essere inserito direttamente nell’invito o essere un documento condiviso (utile per le call ricorrenti). Se la call prevede di prendere decisioni, il focus deve riguardare esclusivamente questi obiettivi.

3) Valuta di tenere un verbale: nella call più strutturate puoi definire un “segretario” (l’organizzatore o un altro partecipante) incaricato di prendere appunti sui temi trattati e le eventuali decisioni prese. Invialo poi in una email di riepilogo includendo anche eventuali altri stakeholder che devono essere informati su quanto discusso.

4) Coinvolgi solo le persone necessarie: prima di inviare una call a un gruppo allargato di persone, pensa chi realmente è necessario coinvolgere. A chi deve solo essere informato delle decisioni prese è meglio mandare solo una email di riepilogo.

5) Comprimi il tempo e lascia spazi di recupero: il tempo è la risorsa più preziosa e limitata in nostro possesso. Cerca di stabilire una durata per le call adeguata, cercando di comprimere i tempi per spingere i partecipanti a concentrarsi e a non divagare (specialmente per le call ricorrenti). Lascia sempre idealmente 10-15 minuti tra una call e l’altra. Se gli argomenti vengono esauriti prima della fine del tempo previsto, ringrazia tutti e chiudi la call in anticipo, complimentandoti per l’ottimo risultato!

6) Pianifica bene i momenti di pausa: il lavoro non può essere fatto solo di call. Pianifica e fissa nel tuo calendario momenti durante la giornata e la settimana dedicati al “deep work”, alla lettura delle email e altre attività che devi portare avanti. La dimensione di questi periodi di tempo dipendono dal tipo e della durata delle attività di cui ti devi occupare, e devono essere considerati “sacri” e protetti dalle interruzioni.

7) Scegli con cura il luogo dove fare la call: cerca un luogo silenzioso e tranquillo, dove non sarai disturbato e non importunerai nessuno. Prenditi cura anche dell’illuminazione, privilegiando quella frontale (evita di avere luci o finestre alle spalle).

Durante una call…

8) Rispetta la puntualità: a differenza dei meeting tradizionali, anche pochi minuti di ritardo possono essere percepiti molto negativamente. Se possibile, effettua il log-in con leggero anticipo e assicurati che il microfono e la telecamera che usi funzionino bene. Fai tutte le prove necessarie.

9) Usa una strumentazione adatta: spesso i PC portatili hanno un sistema audio di scarsa qualità, è importante procurarsi cuffie e/o microfoni di qualità (disponibili oggi a prezzi accessibili). Evita i vivavoce e, se puoi, evita di connetterti da telefono o tablet.

10) Disattiva o riduci la visualizzazione personale: si corre il rischio di passare il tempo a fissare se stessi costantemente durante una call, e questo può provocare distrazione e stress. Mantieni la visualizzazione attiva se possibile per i tuoi interlocutori, magari con un effetto sfocatura dello sfondo, per proteggere la privacy (gli sfondi personalizzati possono essere divertenti, ma tendono a loro volta a distrarre ed essere poco professionali).

11) Evita il multitasking e le distrazioni: “il multitasking riduce le prestazioni del 40% nella maggior parte dei casi”. Se svolgi altri compiti mentre sei in call, probabilmente lo farai male, e rischierai di apparirai disinteressato e maleducato. Resta sempre concentrato sull’obiettivo della call, e se pensi che la tua presenza non sia opportuna o utile, valuta di informare l’organizzatore della call per eventualmente disconnetterti e ricevere un riepilogo finale scritto.

12) Riposa gli occhi ogni 20 minuti: segui la regola del “20-20-20”. Ogni 20 minuti di lavoro al computer è consigliabile fare una pausa di 20 secondi fissando un oggetto ad una distanza di almeno 20 piedi (che sono circa 6 metri). Riposare gli occhi contribuisce anche a mantenere alto il livello di concentrazione, e puoi cogliere l’occasione per bere un po’ d’acqua e mantenerti idratato.

13) Fai interventi chiari e focalizzati: cerca di essere sintetico e rispetta il turno di chi deve parlare senza interrompere gli altri. È inoltre molto importante durante una call che ciò che stai raccontando sia comprensibile a tutti. Non dare informazioni per scontate ed evita di usare troppe abbreviazioni, slang e tecnicismi. Usa un linguaggio semplice, chiaro e adeguato alle competenze tecniche di chi sta al tavolo con te.

14) Silenzia il microfono quando non stai parlando: se il luogo che hai scelto per la tua call non è sufficientemente silenzioso usa la funzione di spegnimento del microfono quando non devi parlare. Così facendo, potrai focalizzarti esclusivamente sull’ascolto di ciò che dicono i tuoi interlocutori senza disturbare.

15) Evita di fare commenti ad alta voce una volta terminata la call: prima di concludere la conversazione assicurati di spegnere il software utilizzato per evitare di rimanere connesso.

Se hai richieste o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere i tuoi quesiti o le tue opinioni.Ti proponiamo, inoltre, il kit completo di 3 moduli per lo smart working dedicato alle aziende che stanno riorganizzando il proprio lavoro a distanza. Il kit completo consentirà ai partecipanti di acquisire metodi e tecniche per un’interazione a distanza professionale efficace. Potenzieranno, inoltre, tutte quelle competenze emotive, organizzative e progettuali necessarie per lavorare in modo efficiente e profittevole anche da remoto.

Francesco, alla luce di quanto riscontrato finora in Synesthesia, qual è la tua opinione in merito al dibattito attuale legato alle differenze tra smart working e lavoro da remoto?

“Lo Smart Working non è un semplice remote working, ma prevede tutta una serie di elementi chiave che lo qualificano come tale e che si vanno ad aggiungere al lavoro da remoto. Questi elementi prevedono di lavorare per obiettivi, misurare le performance, avere meno controllo, più dialogo e fiducia, tenere un canale aperto di comunicazione con il team, continuare a coltivare il contatto umano (non necessariamente da casa)”. 

Quali sono quindi secondo te gli strumenti essenziali e l’approccio da adottare per uno smart working efficace?

“Un ampio uso dell’approccio di tipo Agile, l’utilizzo di strumenti tecnologici a supporto  dell’organizzazione, un welfare differente unito a momenti di disconnessione e al mantenimento di un’alta professionalità sono, a mio parere, tutti ingredienti essenziali per uno smart working che funzioni”.

Quali sono i vantaggi dello smart working per le aziende?

“Gestire le risorse umane a distanza è un compito che comporta importanti vantaggi per un’azienda, come la possibilità di trattenere o acquisire talenti, ridurre i tempi morti degli spostamenti, ridurre le spese attraverso un utilizzo più efficiente dello spazio lavorativo.

Sono numerose, inoltre, le conseguenze sulla sostenibilità ambientale: meno spostamenti e meno consumo contribuiscono certamente a una riduzione dell’inquinamento generale”.

E per i lavoratori?

“Da tempo si parlava d’introdurre qualche forma di smart working in azienda. Per certi aspetti si tratta di un traguardo che consente di avere maggiore flessibilità e tempo a disposizione, bilanciando meglio la vita lavorativa con quella privata.

Tutto questo ha delle importanti conseguenze per quanto riguarda la riduzione dello stress. Meno stress, meno lavoro fuori orario e più benessere per tutti…“.

All’interno di queste dinamiche quanto è importante saper gestire in modo efficace il tempo e lo spazio?

“Lavorare da casa richiede un’organizzazione accurata del proprio tempo e di uno spazio che solitamente viene concepito per essere vissuto in modo differente. Non tutti sono abituati a questo tipo di gestione. Nell’arco della giornata lavorativa è importante trovare dei momenti di “stacco” tra una call e l’altra per eseguire al meglio le altre attività.

Per quanto riguarda lo spazio diventa fondamentale crearsi all’interno della propria abitazione un’area dedicata al lavoro, tenendo conto anche delle esigenze di tutti i membri della famiglia, che in questo periodo in particolare possono anche essere piuttosto critiche”.

Quali sono invece i punti problematici di questa modalità di lavoro?

“Leadership e obiettivi. Gestire in modo efficace le risorse umane a distanza è un compito che richiede grandi capacità di management. Troppo spesso oggi l’aspetto che ha a che fare con la pianificazione viene ignorato. Non tutti possono o vogliono lavorare in smart working e molti lavoratori potrebbero sentirsi isolati anche nell’affrontare le difficoltà: si pensi a chi non dispone di spazi adeguati o ha figli piccoli a casa.

L’assenza delle solite routine giornaliere, inoltre, crea delle situazioni che spesso non siamo abituati ad affrontare. Il rischio che i propri colleghi diventino, dei semplici indirizzi e-mail da sovraccaricare di compiti lavorativi è molto elevato. Lo smart working deve essere una scelta e non un’imposizione. Oggi i nuovi strumenti di lavoro integrati a metodologie di gestione e progettazione efficace consentono ai componenti di un team di lavorare a distanza, conseguendo gli obiettivi in modo meno stressante. Basta essere organizzati e consapevoli di queste criticità.”

Quali sono le nuove opportunità dello smart working?

“Questo nuovo modo di lavorare apre a nuove possibilità che fino a poco prima dell’emergenza covid-19 erano state del tutto ignorate. Lo sviluppo del software è uno dei pochi settori ad aver conosciuto e usato diffusamente lo smart working già prima dell’attuale crisi sanitaria. Le aziende di software utilizzano spesso metodi di gestione del progetto “agili” che ben si prestano al lavorare per obiettivi. É proprio questa una delle opportunità più importanti nate con lo smart working. La possibilità di lavorare per obiettivi permette di puntare sui tre principi della motivazione: autonomia, cioè il nostro desiderio di essere auto-diretti; padronanza, ovvero l’impulso di acquisire abilità migliori; scopo, il desiderio di fare qualcosa di significativo e importante. Cambia anche il modo di viaggiare per lavoro e di fare formazione (online e diffusa)”.

Come un manager deve gestire da remoto il proprio team?

“É essenziale per un team manager trovare il giusto equilibrio tra il lasciare ai colleghi di team una certa autonomia nell’organizzazione del proprio lavoro e garantire un minimo di linee guida e di controlli. É sicuramente più efficace prestabilire gli obiettivi da raggiungere invece che fissare una rigida programmazione del lavoro. Una tecnica utile, in questo senso, è quella del time blocking, già adottata da Benjamin Franklin e che consiste nell’assegnare il proprio lavoro a specifici blocchi di tempo in cui lo si eseguirà. 

Questa pianificazione bloccata se da un lato può risultare anche molto intensa, perché bisogna concentrarsi sempre nel non impiegare troppo tempo su un solo lavoro, dall’altro permette di aggiungere struttura a giornate lavorative altrimenti caotiche, ottimizzando così la gestione delle ore di lavoro e introducendo dei momenti di pausa fissi”.

Ci puoi fare qualche esempio pratico?

“Una comunicazione costante tra i membri di un team di lavoro e il loro manager è essenziale per creare fiducia e responsabilità reciproca. Per spiegare meglio questo aspetto prendo in prestito alcuni rituali pubblicati da Zapier. I manager iniziano la settimana facendo incontri personali con i singoli membri, il rapporto con il tuo manager è il legame principale con l’azienda. Uno-a-uno è il momento in cui le persone condividono più facilmente e liberamente le loro priorità, chiedono consigli e parlano delle eventuali difficoltà. Alla fine di ogni settimana, poi, tutti pubblicano un aggiornamento del venerdì, che delinea i progressi compiuti sulle priorità principali della settimana e condivide la priorità principali per la settimana successiva. Questi processi e rituali assicurano che la squadra sia allineata. Questi sono modelli attuati e che funzionano per Zapier, ma ogni azienda, poi, deve trovare i rituali che meglio si adattano alla propria realtà, mettendo però sempre al centro la fiducia”.

Qualche suggerimento per il futuro?

“Parlando di futuro aziendale, penso che ci siano diversi temi da considerare. Per esempio, per quanto riguarda i neoassunti, è importante affiancarli a un mentor in azienda, un collega che possa indirizzarli ma soprattutto fare da “compagno di banco” a cui rivolgersi per esigenze non facilmente gestibili. 

Puntare sulla condivisione della documentazione e sulla intranet può essere un plus in tema di accessibilità ai documenti e alle informazioni aziendali più importanti.

Ci sono poi i meeting giornalieri, fondamentali per mantenere il contatto con i colleghi e manager e i cosiddetti standup meeting di gruppo dove confrontarsi rapidamente. Infine mi sembra importante che un’azienda conduca survey costanti sul mood dei propri dipendenti e organizzi workshop interni su come migliorare il lavoro anche nell’ottica di learning by doing in contesto smart working.

In ultimo, ma non per questo meno importante, c’è la cura di momenti extra-lavorativi come, per esempio, un ritiro annuale per tutti i dipendenti fuori dal contesto lavorativo o anche semplici spazi informali insieme ai colleghi nell’arco della giornata.

In questa intervista abbiamo toccato molti punti fondamentali che caratterizzano lo smart working di oggi. Ci auguriamo che ciò che è stato detto qui possa rappresentare un’occasione per riflettere su come migliorare le condizioni e le pratiche lavorative quotidiane di tutti”. 

Un grazie di cuore a Francesco Ronchi per aver risposto alle nostre domande.

Se hai richieste o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere i tuoi quesiti o le tue opinioni.

Ti proponiamo, inoltre, il kit completo di 3 moduli per lo smart working dedicato alle aziende che stanno riorganizzando il proprio lavoro a distanza. Il kit completo consentirà ai partecipanti di acquisire metodi e tecniche per un’interazione a distanza professionale efficace. Potenzieranno inoltre tutte quelle competenze emotive, organizzative e progettuali necessarie per lavorare in modo efficiente anche da remoto.

L’emergenza Coronavirus (SARS COVID-19) in questi giorni sta cambiando le nostre quotidiane abitudini lavorative, ma non ferma l’Italia. Importanti iniziative di smart working, di telelavoro, e-learning e di connettività stanno nascendo. Per far fronte a questa situazione di emergenza alcune tra le più importanti aziende di telecomunicazioni, informatiche e dell’informazione del panorama italiano e internazionale hanno deciso di rendere gratuiti i propri servizi di collaborazione, condivisione, videoconferenza e streaming.

Il Ministero per l’Innovazione tecnologica e la digitalizzazione dal suo canto si è mosso per ridefinire i servizi e le soluzioni innovative proposti e le modalità di fruizione. 

Tutti gli aggiornamenti sono disponibili su: innovazione.gov.it

Ecco dunque l’elenco dei 10 servizi gratuiti per connettersi, lavorare e insegnare da casa che abbiamo selezionato:

WebEx (Cisco System Inc.). Connexia (partner di Cisco) mette a disposizione gratuitamente per due settimane l’utilizzo della piattaforma di smart working Webex, a tutte le organizzazioni che ne fanno richiesta. Durante questo periodo, i servizi non hanno limiti di tempo ed è possibile fare riunioni con fino a 200 partecipanti. È, infine, possibile fare anche formazione online gestendo iscrizioni alle sessioni, report di presenza, questionari di valutazione e materiale didattico. Come sostiene Solidarietà Digitale (l’iniziativa promossa dal Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione) per attivare il servizio bisogna inviare una richiesta alla mail cloud@connexia.com indicando il nome dell’azienda e nomi, cognomi e indirizzi email delle persone che dovranno schedulare le sessioni.

Jitsi Meet è la piattaforma di videoconferenza gratuita e open source. Non richiede l’installazione di software. È possibile utilizzare le sue funzionalità semplicemente attraverso un browser, senza alcuna registrazione. Il limite numero massimo dei partecipanti in contemporanea ad una videoconferenza è dato solamente dalla banda disponibile. Attraverso il suo impiego possiamo: condividere lo schermo e i documenti; usare una chat e collegare Jitsi Meet con il nostro account YouTube così da creare una live sincronizzata sul nostro canale. È adatto per tutti i dispositivi Android e iOS (esistono applicazioni gratuite scaricabili direttamente dai rispettivi App Store). Per avere maggiori informazioni clicca qui.

Skype (Microsoft). Come molti di voi già sapranno questo software consente di riunire gruppi di lavoro fino a un massimo di 10 persone. Si tratta di un servizio gratuito e disponibile su qualsiasi dispositivo mobile, tablet o computer. Tra le recenti novità introdotte troviamo: “video a schermo intero” che consente ai partecipanti di concentrarsi sul tuo lavoro durante una riunione o una chat con amici; “inviti in chat” a chiunque, anche alle persone che non usano Skype attraverso un unico link; “Sfocatura dello sfondo” che aumenta il grado di concentrazione su chi sta parlando e non sullo sfondo. Per avere maggiori informazioni sul servizio clicca qui.

Hangouts Meet (o semplicemente Google Meet ). Tutte le organizzazioni che utilizzano G-Suite o G-Suite for Education possono gratuitamente usufruire anche del servizio di videoconferenza Hangouts Meet professional. Le nuove funzioni (ora disponibili a tutti) prevedono: videochiamata fino a 250 partecipanti; streaming broadcast fino a 100.000 postazioni (all’interno dello stesso dominio); possibilità di registrare le riunioni archiviate su Google Drive. Il roll-out del servizio è attivo fino a 1 luglio 2020. Per avere maggiori informazioni clicca qui.

Microsoft Teams (Microsoft). La nota azienda informatica americana estende a tutti fino a sei mesi il periodo di prova gratuita di Microsoft Teams, lo strumento di collaborazione e condivisione dello schermo. La prova gratuita consente di accedere al servizio di chat per comunicare con il proprio team di effettuare videochiamate e chiamate audio tra due persone e di gruppo integrate e gratuite; di usufruire di spazi di archiviazione di file (10 GB per il team, 2 GB a persona); di collaborare in tempo reale con Office usando le app preferite per il Web (World, Excel, PowerPoint e OneNote). È possibile attivare la prova gratuita di Microsoft Teams attraverso questo link.

WeSchool (TIM). Grazie a questa piattaforma TIM garantisce ai professori di scuole medie e superiori di continuare l’attività d’insegnamento a distanza, fornendo loro utili strumenti per la didattica digitale. Con oltre ben 2 milioni di richieste ogni ora, WeSchool diventa oggi la più grande piattaforma online in Italia di e-learning. Si accede al servizio attraverso questo link.

Zoom.us., estende i propri servizi della versione gratuita per tutti. Occorre comunque precisare che le funzionalità di base sono molte. Innanzitutto, gli utenti che decidono di voler partecipare a una videoconferenza con Zoom.us non hanno bisogno di essere registrati al servizio perché si accede direttamente dal browser. Il servizio gratuito prevede: sessioni che possono essere estese fino a 100 partecipanti senza limiti di tempo chat private e di gruppo; possibilità di registrare e condividere le sessioni. È possibile usufruire gratuitamente del servizio direttamente da questo link.

FuturMakers@home (Synesthesia). Anche Synesthesia dà il suo contributo per far fronte a questo periodo di emergenza con FuturMakers@home, una serie di appuntamenti settimanali gratuiti per bambini e ragazzi in videoconferenza all’insegna del digitale. I primi due appuntamenti sperimentali (del 12 e 14 marzo) si sono conclusi con notevole successo. Per scoprire il programma e per le iscrizioni clicca qui.

All’interno di quest’elenco abbiamo deciso di selezionare anche alcuni servizi di lettura e di streaming che sono diventati gratuiti. Tra questi troviamo:

Gruppo Mondadori regala abbonamenti gratuiti per tre mesi ai suoi magazine. Il servizio consente la lettura di riviste in formato digitale. Sono state selezionate le seguenti testate: CasaFacile, Chi, Donna Moderna, Focus Junior, Focus Storia, GialloZafferano, Grazia, Icon Design e Tv Sorrisi e Canzoni. Le modalità di accesso ai servizi sono in aggiornamento in conformità al DPCM dell’9 marzo 2020.

3 mesi di abbonamento gratuito vengono garantiti dai seguenti quotidiani online: Repubblica, La Stampa, Il Corriere della Sera e il Mattino. Anche in questo caso, come recita l’iniziativa del ministero Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione, Solidarietà Digitale, le modalità di accesso ai servizi sono in aggiornamento in conformità al DPCM dell’9 marzo 2020.

L’iniziativa segna l’inizio di un periodo di solidarietà verso i cittadini con l’estensione di servizi a pagamento (ma gratuiti durante l’emergenza) a una popolazione molto ampia. Siamo di fronte a una novità che ci sorprende e ci rincuora e il messaggio delle aziende è molto chiaro: “vogliamo fare la nostra parte”.

Un’operazione a nostro avviso molto intelligente che sta generando riscontri estremamenti positivi soprattutto per chi, per vari motivi, non ha la possibilità di usufruire di sistemi avanzati adeguati per continuare la propria attività da casa.

Se hai domande o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere le tue richieste o le tue opinioni.