Il coinvolgimento che conta

Uno dei vantaggi degli eventi digitali è la facilità con cui il pubblico può registrarsi e partecipare (nessun fastidioso aereo o treno da prendere!). Dall’altro lato però è altrettanto facile disconnettersi o lasciare l’evento. Nel nostro articolo Strategie di marketing per i tuoi eventi digitali (parte 1) abbiamo trattato il tema di come coinvolgere il pubblico e di come mantenerlo coinvolto in modo attivo per ottenere il massimo della partecipazione a un nuovo evento digitale. È arrivato il momento di scoprire alcuni preziosi ingredienti per realizzare e attuare la strategia di marketing più coinvolgente possibile per il tuo pubblico. 

Un branding eccezionale

Tutte le tue scelte di branding danno al pubblico un’indicazione su cosa aspettarsi dal tuo evento digitale. Prenditi il giusto tempo per analizzare bene le tue scelte di branding  per assicurarti che comunichino efficacemente la “storia” del tuo nuovo evento digitale. 

Sii un innovatore

C’è molto materiale sugli eventi digitali che risulta ancora inesplorato. Divertiti nel pianificare e mettere in pratica nuove soluzioni, e sii coraggioso con la tua strategia di marketing. Testa, prova, monitora e raffina continuamente il tuo approccio per arrivare alla tua migliore versione finale. 

Per concludere…

Con questo articolo si concludono i consigli della nostra Lucy James (Events Organiser di Synesthesia) e di Advento.live.

Se hai bisogno di informazioni aggiuntive, contattaci, siamo a tua disposizione per aiutarti a impostare e realizzare il tuo evento digitale o ibrido. 

Quando il mondo degli eventi diventa virtuale o ibrido è importante che l’evento da organizzare sia mirato, coinvolgente e istruttivo per tutti coloro che sono coinvolti. Nel corso degli anni Synesthesia ha trasformato in modo significativo alcuni dei suoi eventi più rappresentativi in eventi digitali (vedi le serie di webinar di droidcon Italy ) effettuando al contempo un aggiornamento costante della propria strategia di marketing. 

All’interno di questo articolo riportiamo i risultati frutto della ricerca, dell’esperienza e del confronto con i nostri partner, con particolare riguardo alle tecniche di marketing più efficaci da adottare durante la creazione e la gestione degli eventi digitali.

1) Perfezionare il metodo e la strategia di marketing: come distinguersi con efficacia

Le linee guida per organizzare eventi virtuali sono pressoché identiche a quelle utilizzate per realizzare eventi live. Questo tema è già stato trattato nel nostro precedente articolo . Se parliamo di strategia di marketing finalizzata alla creazione e gestione di eventi digitali le cose non cambiano molto. Oggi sempre più aziende decidono di virtualizzare i propri eventi e nessuno è ancora in grado di dirci con certezza quando la situazione tornerà alla normalità. Pertanto diventa sempre più importante sapersi distinguere in modo efficace.

Target Audience

Al fine di non diffondere il proprio messaggio indistintamente, occorre capire bene:

Quali vantaggi?

Al fine di rendere maggiormente efficace il proprio piano di marketing per l’evento digitale da organizzare è utile avere ben chiaro quali vantaggi trarre dalla sua realizzazione poiché la percezione dell’evento stesso (il modo di fruire, di erogazione e di interazione) potrebbe essere mutata a seguito del nuovo contesto sociale che si è venuto a creare. 

Il ciclo di vita del marketing

È importante pianificare con attenzione l’attività di marketing per tutta la durata dell’evento tenendo conto che i touch point dell’evento digitale saranno differenti rispetto a quelli di un evento live. Al fine di suscitare maggiore interesse tra il pubblico sarà necessario dichiarare chiaramente quali saranno i contenuti resi disponibili per l’occasione.

Attenzione ai dettagli

Considerato che l’evento adesso è “virtuale” tutta l’attività digitale, incluso anche il marketing, costituisce un indicatore di cosa il pubblico può aspettarsi dall’evento. Questo è il motivo per cui i dettagli contano molto. Risulta pertanto necessario prestare attenzione ai seguenti dettagli come: la coerenza del messaggio sui diversi canali di comunicazione, la qualità della grafica e del lavoro di branding svolto e la velocità di risposta a domande e segnalazioni. Tutti questi elementi aiutano a dare un’idea maggiormente dettagliata di che cosa il pubblico può aspettarsi dall’evento digitale.

2) Come scegliere i migliori strumenti e canali di comunicazione?

I modi per raggiungere il proprio pubblico non mancano. È opportuno prendere in considerazione ogni singolo canale, strumento o piattaforma in base al valore che è in grado di portare all’intera campagna di marketing.

Promemoria sul calendario

Al fine di rendere maggiormente accessibile per il pubblico la partecipazione all’evento è consigliato inviare un link per salvare la data e l’ora dell’appuntamento nel calendario. È possibile servirsi anche dei messaggi di marketing offerti dagli alert di calendario.

Gruppi social

Potrebbe essere utile per il proprio pubblico sfruttare la creazione di gruppi sui canali social per potenziare la comunicazione. Slack, Telegram, Facebook e Linkedin forniscono un ulteriore possibilità per rendere più agile e rapida l’interazione con i futuri partecipanti.

Potenziare la tua SEO

Tutte le attività aggregative finora elencate previste all’interno di una determinata area geografica (es. Nazione, Città) e tematica (es. Settore produttivo di competenza) sono utili per raggiungere un ampio bacino di pubblico per l’evento e rappresentano un ottimo potenziamento per la SEO. 

I vantaggi del comunicato stampa

I comunicati stampa sono ancora molto importanti per gli eventi digitali. Pertanto è necessario assicurarsi di evidenziare, tramite questo strumento, le differenze rispetto all’evento live in termini di benefici e di aspettative. Ricorda quindi che gli eventi virtuali rappresentano ancora una novità per molte persone.

“Sfruttare” i propri partner

Fornisci a tutti i partecipanti  – relatori, sponsor, partner e anche a tutti coloro che si sono registrati – un kit di marketing personalizzato, in modo che possano promuovere l’evento presso le loro reti. Rendere il tutto il più agevole possibile favorirà un incremento considerevole di like, condivisioni e commenti. 

Per concludere…

Il marketing rappresenta dunque un valido alleato per la buona riuscita degli eventi digitali agevolando maggiormente tutta la loro fase organizzativa ed esecutiva. Ora non ti resta che provare a mettere in pratica i nostri consigli.

E se hai domande o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere le tue richieste o le tue opinioni.

Speriamo che questi nostri consigli siano stati utili.

Continuate a seguirci per saperne di più.

Il mondo degli eventi virtuali sta cambiando. Dopo il lockdown l’intero settore della meeting industry si sta riorganizzando spostando gran parte degli eventi su piattaforme online. Il confine tra spazio fisico e digitale degli eventi sta diventando sempre più labile. Ibridi e inesplorati scenari favoriscono la nascita di nuove opportunità di crescita futura.

Tuttavia, stabilire oggi quale sia il format più adatto per l’evento da realizzare rappresenta nella maggior parte dei casi una vero e proprio dilemma, non facile, da affrontare. Synesthesia, da sempre attiva nel settore dell’innovazione tecnologica, ha deciso di raccogliere questa sfida e lanciare Advento.live, una serie di soluzioni concepite per gestire al meglio eventi digitali e ibridi.

Ma che cosa significa oggi essere davvero digitali? 

Un evento virtuale può essere online al 100% oppure combinare interventi da remoto ad azioni che si svolgono in una location specifica e unire un pubblico che assiste dal vivo e che partecipa attraverso la propria connessione a internet. Ogni soluzione deve essere sostenuta con una serie strumenti e servizi personalizzati per aumentare il coinvolgimento e favorire la partecipazione del pubblico. 

La nostra offerta: come realizzare versioni ibride o full digital dell’evento?

Per sua stessa natura, Synesthesia innova il presente esplorando, ove possibile, territori ancora sconosciuti per offrire la migliore esperienza digitale possibile. Il suo obiettivo è quello di offrire ai propri clienti un supporto innovativo ed efficace in vista della realizzazione completa dell’evento. L’offerta prevede personalizzazioni ad hoc per rispondere alle varie esigenze e richieste del cliente, includendo strategia, marketing, organizzazione del team, presenza e supporto prima, durante e dopo l’evento grazie al nostro team dedicato e specializzato.

La decennale esperienza nel settore degli eventi, la familiarità acquisita con i meeting online e i webinar realizzati, la costante ricerca di nuove forme di comunicazione e il nostro know how in campo tecnologico (selezioniamo le tecnologie più adeguate come AR, VR, IoT e 3D da integrare nella nostra offerta in base agli obiettivi del progetto) sono al servizio di chiunque voglia condividere conoscenze ed esperienze da remoto in modo più interattivo e coinvolgente possibile. 

Numeri significativi sinora sono stati raggiunti per importanti eventi già realizzati nel 2020, come Italia che riparte, Gino Speed Show e droidcon Italy webinar series. Nuove funzionalità interattive, nuove idee digitali da realizzare, nuove sfide ci attendono. Condividere “in digitale” ciò che sta accadendo con il resto del mondo da oggi è più facile, veloce e interattivo. Viviamo all’interno di un’unica grande realtà globale e condivisa 24 ore su 24. Il futuro corre veloce. Il digitale è adesso.

Benvenuti nell’era degli eventi digitali.

Se hai domande o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere le tue richieste o le tue opinioni.

1) Crea interazione attraverso premi

Durante un evento virtuale, proprio come dal vivo, c’è una differenza tra un partecipante che “effettua il check-in” in uno stand espositivo e un partecipante che si ferma, chiede informazioni e interagisce. Per un evento virtuale è fondamentale avere una piattaforma digitale per creare uno spazio di incontro dove le due parti possano incontrarsi e dialogare. Collegare alla partecipazione un riconoscimento o una ricompensa in termini di punteggio incoraggia maggiormente i partecipanti a prendere parte all’evento. 

2) Premi per incentivare la puntualità

Cominciare la sessione dell’evento con una stanza piena è fondamentale per il tuo evento virtuale. Pertanto, incoraggia la puntualità attraverso dei premi. Per esempio potrebbe essere una buona idea premiare coloro che partecipano all’evento con almeno un minuto di anticipo dando loro la possibilità di visualizzare un codice, una parola chiave, un indizio per una “caccia al tesoro”.

3) Premi social

La condivisione sui social network offre i importanti vantaggi. Incoraggia i partecipanti a condividere gli aggiornamenti dall’evento virtuale in modo originale e coinvolgente collegando dei premi alle performace realizzate (per esempio in base alla ricondivisione di un post oppure all’utilizzo di un hashtag).

4) I feedback contano

È sempre importante raccogliere il feedback degli utenti sui relatori e sui contenuti. Durante gli eventi virtuali è più semplice ottenerli attraverso un semplice sondaggio o un modulo da completare alla fine di ogni sessione. Pertanto, introduci premi o delle ricompense per ottenere più feedback possibili condividendo un codice, una parola chiave, un indizio per una “caccia al tesoro” con tutti i partecipanti che completano il sondaggio .

5) La forza del gruppo

Incoraggia i partecipanti a lavorare in gruppo attraverso un quiz o una “caccia al tesoro” di qualsiasi tipo. Il vantaggio di creare un gioco per gruppi di persone è che l’intera squadra viene coinvolta a partecipare nello stesso momento.

6) Badge personalizzati

Come abbiamo già anticipato nel nostro precedente articolo la comprensione delle abitudini comportamentali del nostro pubblico è estremamente importante. A ogni partecipante solitamente piace collezionare badge personalizzati. Durante un evento è possibile collegare set di badge a diversi incentivi, tra i quali: per esempio, un badge diverso per ogni sessione frequentata; in base alle caratteristiche dell’evento; in base al partecipante stesso (per esempio viene assegnato un badge da scambiare con altri partecipanti per ottenere un set completo).

7) Interagisci con entusiasmo

Durante ogni fine sessione è importante evitare il silenzio. Invita con alcuni incentivi i partecipanti a partecipare con domande e osservazioni. Le opzioni potrebbero includere: 

8) Effettua il check-in presso gli stand degli espositori

Alcuni sponsor partecipano agli eventi virtuali con un unico obiettivo: generare lead. L’elemento ludico in questo caso – sempre incentrato sul raggiungimento di punti, premi o riconoscimenti – incoraggerà i partecipanti a fare click, connettersi e condividere i propri dati di contatto con l’espositore.

9) Stimoli visivi

Una classifica è il modo più semplice e convincente per coinvolgere i partecipanti a prendere parte al gioco. Potresti anche provare a pensare a stimoli visivi più creativi, come un’immagine che viene gradualmente rivelata (per esempio un pixel per ogni tweet) o un grafico, come un albero, che cresce gradualmente (per esempio un ramo per ogni domanda posta in una sessione).

10) Crowdsource dei tuoi contenuti

Utilizza sondaggi, notifiche, moduli per ottenere feedback dai partecipanti, su argomenti futuri, su idee da sviluppare o sui relatori. Nella maggior parte delle volte i partecipanti non hanno bisogno di ulteriori incentivi per contribuire a migliorare qualcosa a cui tengono. Non darlo, però, per scontato. Fornisci sempre un bonus per ricevere i feedback.

11) Gli sponsor possono incrementare il sistema di gioco

Gli sponsor dovrebbero essere incoraggiati a creare giochi e competizioni coinvolgenti nel loro spazio espositivo virtuale dove gli utenti possono testare i loro prodotti o soluzioni, dove possono porre domande a tutti i visitatori, ma dentro il  “stand” virtuale.

12) Dai voce ai partecipanti

Molti  partecipanti vogliono essere i protagonisti dell’evento. Dai voce a tutti coloro che completano una fase di gioco. Il riconoscimento è un fattore chiave per la maggior parte delle persone e promuoverà la partecipazione e l’impegno.

13) Giochi fotografici

Esistono due diverse tipologie di concorso fotografico: il primo è un quiz che richiede ai partecipanti di capire quale sia l’immagine menzionata; il secondo richiede ai partecipanti di scattare e condividere alcune foto. Nel caso del quiz, la scelta delle foto potrebbe essere casuale o legata all’argomento della manifestazione. Nel caso della competizione delle foto scattate essa può anche essere legata alle attività che fanno parte della manifestazione (per esempio scattare una foto potrebbe essere uno dei compiti da svolgere durante un seminario legato ai social media).

14) Caccia al tesoro digitale e cacce al tesoro

Durante una caccia al tesoro i partecipanti solitamente vengono condotti da un posto all’altro dopo aver scovato indizi o dopo aver risolto enigmi nel minor tempo possibile. Questo format funziona anche per gli eventi virtuali. In questo caso, però, gli indizi, i luoghi e gli oggetti sono “digitali”. Si tratta di un gioco che risulta essere molto efficace soprattutto se organizzato per un team.

15) Classici “rompighiaccio” 

Così come durante gli eventi reali, i classici “rompighiaccio” possono essere molto utili per il tuo evento virtuale. Chiedere ai partecipanti di condividere la loro posizione, il loro progetto attuale, i loro hobby, il loro libro e il cibo preferito all’interno della barra di chat sulla piattaforma spesso rappresenta una buona soluzione per creare interazione. Anche in questo caso l’azione richiesta deve essere legata a un premio. Assicurati che l’azione stia guidando verso gli obiettivi dell’evento. Per esempio, se il tuo evento virtuale è stato concepito per offrire ai partecipanti l’opportunità di connettersi e costruire la propria rete, allora il rompighiaccio risulterà fondamentale. Lo stesso vale se gli obiettivi dell’evento sono orientati all’apprendimento.

Per concludere…

La gamification rappresenta un’ottima soluzione per creare o aumentare il coinvolgimento. Il gioco aiuta il tuo evento a raggiungere gli obiettivi finali apportando qualità (e anche divertimento) all’esperienza dei partecipanti. Ora non ti resta che provare a mettere in pratica i nostri consigli.

E se hai domande o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere le tue richieste o le tue opinioni.

Relatori e contenuti eccezionali

Quando si pianifica l’agenda dell’evento virtuale, la qualità del contenuto e dei relatori può diventare molto più importante rispetto a un evento dal vivo. Durante una manifestazione  digitale se il contenuto non soddisfa le attese, i partecipanti possono decidere di “andarsene” semplicemente con un “touch”. Questo ci fa capire quanto sia importante che il contributo portato dai relatori in termini di contenuti sia pertinente e, se possibile, esclusivo. Vi sono diversi fattori da tenere in considerazione durante l’organizzazione: 

Qualunque siano i criteri su cui far leva per il successo dell’evento, occorre tener ben presente che essi diventano ancora più rilevanti se il contesto è digitale.

Timing e format 

Siamo tutti consapevoli del fatto che il grado di attenzione dei partecipanti si abbassa notevolmente se l’evento è online. Saper scegliere quale format sia più indicato per l’occasione è decisivo. Ti consigliamo quindi di pianificare colloqui o sessioni in modo che i tempi siano piuttosto brevi e assicurati, inoltre, che i contenuti corrispondano al tema preannunciato nel titolo. In alcuni casi, potrebbe essere opportuno intervallare le sessioni con dei sondaggi o con delle domande per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti sull’argomento. Cercare di mantenere una presentazione vivace e visivamente accattivante non è un compito facile. Vi sono diversi format di presentazione che possono andar bene, non solo Powerpoint. Per esempio includere all’interno delle presentazioni video e infografiche, live coding o altri elementi live rilevanti per il pubblico di settore può aiutare notevolmente a mantenere alta l’attenzione dei partecipanti.

Tecniche di gamification per il tuo evento digitale

Attraverso la gamification è possibile aggiungere elementi ludici all’interno di un contesto o durante un’esperienza che non sia di gioco al fine di aumentare il coinvolgimento dei partecipanti. Questo meccanismo è in grado di apportare notevoli vantaggi in termini di attenzione attraverso la creazione di gare, sfide a punti, risoluzione di problemi o quiz. L’obiettivo è quello di far sentire coinvolti i partecipanti attraverso un’alta partecipazione al gioco. Quello che viene a instaurarsi sarà un vero e proprio “circuito di coinvolgimento”.

Elementi essenziali della gamification 

Ci sono un paio di principi fondamentali che fanno la differenza per un gioco coinvolgente e di successo. Per gli organizzatori di eventi questi principi non sono nuovi, ma sono gli stessi principi applicati a tutte le decisioni più importanti legate alla scelta del relatore principale e al contenuto della email da inviare al termine dell’evento. Il primo è collegato alla conoscenza approfondita del pubblico e il secondo è collegato agli obiettivi che con la manifestazione vuoi raggiungere.

Definire il pubblico target

Per coinvolgere il pubblico al tuo evento virtuale è essenziale sapere esattamente con chi stai parlando. Vi sono informazioni demografiche di base che possono includere area geografica di provenienza, età, azienda per la quale lavorano, ruolo lavorativo, ecc., ma le informazioni più interessanti riguardano il “comportamento”. Come organizzatore di eventi, che cosa sai esattamente dei tuoi partecipanti? Prenotano in anticipo o in ritardo? Pagano direttamente loro o fatturano all’azienda? Partecipano a molti eventi? Quali sono le loro abitudini? Hanno familiarità con gli strumenti digitali? Sono molto attivi sui social media? Se sì, su quali canali sono attivi? Con quale frequenza? Le risposte a tutte queste domande saranno approssimazioni, ma le intuizioni comportamentali che puoi creare ti aiuteranno a definire un’esperienza di gioco che sarà in sintonia con il tuo pubblico.  

“Esistono tanti e diversi tipi di giochi e tecniche di gioco che è davvero importante scegliere l’approccio giusto per il tuo pubblico specifico”. (Marco Mazzaglia, Video Games Evangelist in Synesthesia).

Comprendere gli obiettivi degli eventi digitali

L’obiettivo della gamification e dei giochi come parte del tuo evento virtuale è quello di aggiungere l’effetto “wow”, per far aumentare la partecipazione alle attività previste. Pertanto, ti consigliamo di programmare bene gli obiettivi e di sviluppare contemporaneamente una buona strategia di gamification per essere sicuro che i risultati del gioco siano legati ai risultati complessivi dell’evento digitale. Se vuoi creare un ambiente di apprendimento ottimale, il gioco sarà quel mezzo che guiderà i partecipanti al raggiungimento di questo obiettivo. Se, invece, l’obiettivo dell’evento è legato a ottenere un numero elevato di check-in, il gioco avrà la funzione di premiare il comportamento dei partecipanti. 

Resta, dunque, concentrato sugli obiettivi dell’evento; il gioco deve essere sempre orientato ad essi. E non averne di diversi e distonici. Non è intrattenimento.

Tre suggerimenti chiave per implementare con successo la gamification

Con una chiara strategia legata alle caratteristiche comportamentali del tuo pubblico e con gli obiettivi dell’evento ben delineati, ora sei pronto dare il “via” alle attività di gamification previste. Ecco 3 suggerimenti da tenere bene a mente durante questa fase:

  1. Il gioco rappresenta una caratteristica importante del tuo evento digitale, quindi assicurati di comunicare bene questo messaggio in tutte le tue informazioni prima dell’avvio. È possibile addirittura che tu possa lanciare il tuo pre-evento attraverso un gioco per creare clamore, consapevolezza e coinvolgimento anticipato. 
  2. Riporta chiaramente e in modo semplice le regole del gioco e i premi previsti. Assicurati che il pubblico conosca le informazioni di base e che sappia dove e come partecipare e come richiedere i premi.
  3. Usa gli strumenti e la tecnologia che soddisfano le tue esigenze. Sono molti gli strumenti e le soluzioni che offrono interessanti idee di gioco. Naturalmente il tuo gioco avrà bisogno di un elemento tecnologico. Assicurati, però, che la tecnologia non rappresenti un elemento di distrazione: essa ha il compito di alimentare il gioco per raggiungere il massimo coinvolgimento dei partecipanti e non è fine a sé stessa.

Speriamo che questi nostri consigli siano stati utili. Continuate a seguirci. 

Nel prossimo articolo parleremo delle 15 idee di gioco e di gamification per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti per il tuo evento virtuale.

Il 4 luglio si è svolto nella splendida cornice di Prato Nevoso, in Provincia di Cuneo, “Gino Speed Show”, l’appuntamento annuale organizzato da Gino Spa e Prato Nevoso Sky. Quest’anno, però, a causa dell’emergenza Coronavirus, l’evento, giunto alla sua quarta edizione, ha cambiato formula diventando una vera e propria digital experience a 360° grazie al supporto tecnico di Synesthesia.

La giornata ha visto la partecipazione alla guida delle supercars del pilota d’eccezione Alessandro Gino affiancato dalla pilota di F3 Vicky Piria e della automotive influencer Elena Giaveri. “In diretta Facebook” dalle curve adrenaliniche di Prato Nevoso  si sono quindi alternate ben dieci modelli di auto tra i quali la Mini GP3, le Bmw M135I, la Mercedes Classe A 45, la Lotus Exige, la Aston Martin Dbs, la Maserati Trofeo e la EQC 400 4Matic Amg Line.

“Gino Speed Show” non si è fermato e ha deciso di arricchire i suoi contenuti grazie al servizio tecnico e di regia in remoto operata da Synesthesia. Tale supporto si è concretizzato attraverso l’assistenza on site per set-up, test, posizionamento cellulari e la regia in diretta da remoto. Questo ha garantito la possibilità di allargare notevolmente la platea degli spettatori e di vivere “live” le emozioni di ogni singola fase dell’evento: dalle prove sul tracciato fino ai divertenti momenti trascorsi “dietro le quinte”. 

Per l’occasione sono state realizzate oltre quattro ore di diretta live sulla pagina Facebook di Gino Spa, raggiungendo più di 200.000 persone, 30.000 visualizzazioni e con un indice elevato di interazioni. Numeri importanti per un grande evento da seguire e rivivere in remoto in qualunque posto e in ogni momento, basta connettersi al canale Facebook di Gino Spa.

Synesthesia realizza eventi all-digital o ibridi, in cui la presenza in uno specifico luogo può essere sostituita completamente o in parte dall’utilizzo di tecnologie agili e performanti per creare eventi completi, professionali e con platee virtuali molto ampie. Realizza piattaforme personalizzabili secondo le esigenze del cliente attraverso le quali è possibile integrare in un’unica esperienza diverse tecnologie tra cui la realtà virtuale e aumentata, il 3D e IoT.

Chiedeteci come realizzare il vostro evento digitale usando il nostro form contatti > qui.

Per celebrare il 74° anniversario della Repubblica, l’ambasciata italiana in Azerbaigian ha partecipato con un evento digitale all’iniziativa “L’Italia che riparte”. Durante la conferenza, importanti personalità dell’innovazione, della cultura, della sanità e dell’imprenditoria italiana hanno raccontato e condiviso le loro testimonianze legate alla pandemia di Covid-19. “L’Italia che riparte” (Azerbaigian) è l’evento digitale ideato, progettato e realizzato da Simmetrico Digital con la collaborazione tecnica di Synesthesia per l’Ambasciata italiana in Azerbaigian.

Abbiamo pensato a una modalità inedita per festeggiare il 74° Anniversario della Festa della Repubblica italiana raccontando le storie di italiani che non si sono fermati durante la pandemia, ma hanno messo il loro talento, il loro ingegno, tenacia e passione a servizio degli altri. L’evento digitale ha permesso alla Ambasciata italiana in Azerbaigian di celebrare una ricorrenza istituzionale allargando la platea di pubblico, creando occasioni di confronto pre e post evento e accompagnato il pubblico oltre lo schermo per fargli vivere una digital experience autentica, sensoriale e umana. 

L’evento – mediato dalla  giornalista Husniye Maharramova – ha visto la partecipazione dell’ambasciatore italiano a Baku Augusto Massari e della first lady e vicepresidente azerbaigiana Mehirban Aliyeva. Durante l’evento ci sono state le testimonianze di

Durante i 14 giorni di produzione tra Azerbaigian e l’Italia, sono stati allestiti una regia live a Milano e un set a Baku. L’evento ha, inoltre, previsto un coordinamento costante dei lavori, l’allestimento in remoto, le scenografie in realtà aumentata, un web-site interamente dedicato con una waiting room interattiva, 1 ora di live streaming, traduzione simultanea in 3 lingue da tre paesi diversi, interviste live da varie città italiane, diversi minuti di live performance da Baku e tanta professionalità e passione messa in campo dai vari team coinvolti.

Synesthesia realizza eventi all-digital o ibridi grazie all’utilizzo di tecnologie agili e performanti per creare eventi professionali. Utilizza soluzioni personalizzabili secondo le esigenze del cliente, attraverso le quali è possibile integrare in un’unica esperienza il format di interazione pensato per il corretto svolgimento del progetto. Per saperne di più scopri i nostri eventi digitali all’interno di questa pagina dedicata

Nel corso di questa iniziativa abbiamo scoperto che fornire un’esperienza unica per tutti i partecipanti è rilevante sia per gli eventi digitali sia per eventi dal vivo.

1) È utile sperimentare diverse piattaforme e strumenti per vedere che cosa funziona meglio per l’utente

Quando organizziamo eventi dal vivo, facciamo ricerche, visitiamo e valutiamo un numero di luoghi diversi. Allo stesso modo, per i nostri webinar abbiamo testato diverse piattaforme per capire che cosa funzionasse meglio per noi. Abbiamo organizzato webinar utilizzando sia Google Meet sia Cisco WebEx ed eseguito test interni utilizzando Crowd Cast.

È importante determinare quali sono i tuoi criteri per  valutare correttamente una piattaforma piuttosto che un’altra. Essi potrebbero includere: 

Dopo un paio di webinar abbiamo scelto di utilizzare Sli.do anche per le domande e le risposte del webinar. Sli.do mantiene le risposte in un “pacchetto” insieme alla domanda, mentre, per esempio, utilizzando solo la barra della chat può essere difficile seguire il thread delle risposte.

2) Le prove sono fondamentali per il successo dell’evento del giorno

Ogni singola prova che abbiamo fatto ha evidenziato un diverso “problema” che altrimenti non avremmo scoperto fino a quando non saremmo stati in diretta. Le prove sono importanti per far emergere eventuali idiosincrasie. Ecco alcuni dei diversi problemi che abbiamo affrontato durante le prove:

Per fornire un’esperienza professionale al relatore e ai partecipanti è ovviamente fondamentale risolvere questo tipo di problemi prima del webinar.

Tutte le nostre prove sono state una buona occasione per conoscere i nostri oratori, colmando la mancanza di poter andare a cena con loro prima dell’evento o poter realizzare una riunione comunque in presenza.

3) L’orario programmato per il webinar incide sulla quantità e sul profilo dei partecipanti

La scelta dell’orario è importante per rendere accessibile l’evento in ogni area geografica del mondo. Abbiamo scelto di alternare i nostri webinar in due orari diversi, 11:00 CET (ora dell’Europa centrale) e 15:00 CET. La slot delle 11:00 si svolge nel pomeriggio / nel tardo pomeriggio in Asia, e la slot delle 15:00 è al la mattina negli Stati Uniti. 

Abbiamo anche considerato che esiste un vantaggio nell’avere due orari diversi per accogliere partecipanti con giorni lavorativi, orari e impegni diversi.

4) Le informazioni e i collegamenti sono importanti

La nostra comunicazione pre-evento continua a evolversi mentre cerchiamo di fornire informazioni più chiare possibili. Ovviamente siamo consapevoli che i nostri partecipanti partecipano attraverso una varietà di dispositivi e browser diversi, che l’inglese non è la loro lingua principale, che potrebbero non aver salvato informazioni, collegamenti o richieste di calendario precedenti, e che, in effetti, potrebbero avere completamente dimenticato che si sono registrati per il webinar.

Quindi, tenendo presente tutto questo, stiamo cercando di rendere le nostre e-mail e i post social pre-evento il più possibile immediati, utilizzando un solo click per l’ingaggio. In alcuni casi abbiamo riscontrato che alcuni partecipanti arrivano ai nostri webinar con anticipo. Per questo motivo abbiamo deciso tenere la piattaforma “attiva” anche un’ora prima dell’evento.  

5) Utilizzare gli appuntamenti in calendario

Questa funzionalità è stata introdotta nel nostro quarto webinar. All’inizio eravamo preoccupati di sovraccaricare i nostri partecipanti con collegamenti, notifiche e messaggi e abbiamo deciso quindi di inviare gli appuntamenti sul calendario. In questo modo i partecipanti sono in grado di scegliere di accettare o rifiutare in modo semplice. I risultati, per noi, sono stati davvero buoni. Ovviamente una volta che un partecipante accetta una richiesta di calendario, ha l’appuntamento segnato nel suo diario e riceve anche le notifiche del prossimo appuntamento. È difficile collegare questa azione a risultati esatti, ma possiamo affermare che dal momento in cui abbiamo adottato questa tecnica si è registrato un notevole picco nella percentuale di iscritti che hanno partecipato al webinar.

Speriamo che questi primi 5 consigli siano stati utili.

Nella seconda parte elencheremo anche gli altri cinque e trarremo qualche conclusione. A presto.