Autore: (Francesco Ronchi, Presidente e fondatore di Synesthesia).

Come organizzare una call

1) La migliore call è nessuna call: prima di organizzare una call pensa se è davvero necessario o se il tema può essere affrontato in modo asincrono o più rapido (una mail, una chat?). Questo è ancora più importante per le call “ricorrenti”, ovvero che si ripetono nel tempo.

2) Focalizza l’argomento e scrivi un “ODG”: per non perdere tempo è importante che ogni call sia accompagnata da un ordine del giorno sull’argomento/i da discutere. Cerca di essere focalizzato riducendo gli argomenti al minimo e mantieni il focus durante la call. L’ODG può essere inserito direttamente nell’invito o essere un documento condiviso (utile per le call ricorrenti). Se la call prevede di prendere decisioni, il focus deve riguardare esclusivamente questi obiettivi.

3) Valuta di tenere un verbale: nella call più strutturate puoi definire un “segretario” (l’organizzatore o un altro partecipante) incaricato di prendere appunti sui temi trattati e le eventuali decisioni prese. Invialo poi in una email di riepilogo includendo anche eventuali altri stakeholder che devono essere informati su quanto discusso.

4) Coinvolgi solo le persone necessarie: prima di inviare una call a un gruppo allargato di persone, pensa chi realmente è necessario coinvolgere. A chi deve solo essere informato delle decisioni prese è meglio mandare solo una email di riepilogo.

5) Comprimi il tempo e lascia spazi di recupero: il tempo è la risorsa più preziosa e limitata in nostro possesso. Cerca di stabilire una durata per le call adeguata, cercando di comprimere i tempi per spingere i partecipanti a concentrarsi e a non divagare (specialmente per le call ricorrenti). Lascia sempre idealmente 10-15 minuti tra una call e l’altra. Se gli argomenti vengono esauriti prima della fine del tempo previsto, ringrazia tutti e chiudi la call in anticipo, complimentandoti per l’ottimo risultato!

6) Pianifica bene i momenti di pausa: il lavoro non può essere fatto solo di call. Pianifica e fissa nel tuo calendario momenti durante la giornata e la settimana dedicati al “deep work”, alla lettura delle email e altre attività che devi portare avanti. La dimensione di questi periodi di tempo dipendono dal tipo e della durata delle attività di cui ti devi occupare, e devono essere considerati “sacri” e protetti dalle interruzioni.

7) Scegli con cura il luogo dove fare la call: cerca un luogo silenzioso e tranquillo, dove non sarai disturbato e non importunerai nessuno. Prenditi cura anche dell’illuminazione, privilegiando quella frontale (evita di avere luci o finestre alle spalle).

Durante una call…

8) Rispetta la puntualità: a differenza dei meeting tradizionali, anche pochi minuti di ritardo possono essere percepiti molto negativamente. Se possibile, effettua il log-in con leggero anticipo e assicurati che il microfono e la telecamera che usi funzionino bene. Fai tutte le prove necessarie.

9) Usa una strumentazione adatta: spesso i PC portatili hanno un sistema audio di scarsa qualità, è importante procurarsi cuffie e/o microfoni di qualità (disponibili oggi a prezzi accessibili). Evita i vivavoce e, se puoi, evita di connetterti da telefono o tablet.

10) Disattiva o riduci la visualizzazione personale: si corre il rischio di passare il tempo a fissare se stessi costantemente durante una call, e questo può provocare distrazione e stress. Mantieni la visualizzazione attiva se possibile per i tuoi interlocutori, magari con un effetto sfocatura dello sfondo, per proteggere la privacy (gli sfondi personalizzati possono essere divertenti, ma tendono a loro volta a distrarre ed essere poco professionali).

11) Evita il multitasking e le distrazioni: “il multitasking riduce le prestazioni del 40% nella maggior parte dei casi”. Se svolgi altri compiti mentre sei in call, probabilmente lo farai male, e rischierai di apparirai disinteressato e maleducato. Resta sempre concentrato sull’obiettivo della call, e se pensi che la tua presenza non sia opportuna o utile, valuta di informare l’organizzatore della call per eventualmente disconnetterti e ricevere un riepilogo finale scritto.

12) Riposa gli occhi ogni 20 minuti: segui la regola del “20-20-20”. Ogni 20 minuti di lavoro al computer è consigliabile fare una pausa di 20 secondi fissando un oggetto ad una distanza di almeno 20 piedi (che sono circa 6 metri). Riposare gli occhi contribuisce anche a mantenere alto il livello di concentrazione, e puoi cogliere l’occasione per bere un po’ d’acqua e mantenerti idratato.

13) Fai interventi chiari e focalizzati: cerca di essere sintetico e rispetta il turno di chi deve parlare senza interrompere gli altri. È inoltre molto importante durante una call che ciò che stai raccontando sia comprensibile a tutti. Non dare informazioni per scontate ed evita di usare troppe abbreviazioni, slang e tecnicismi. Usa un linguaggio semplice, chiaro e adeguato alle competenze tecniche di chi sta al tavolo con te.

14) Silenzia il microfono quando non stai parlando: se il luogo che hai scelto per la tua call non è sufficientemente silenzioso usa la funzione di spegnimento del microfono quando non devi parlare. Così facendo, potrai focalizzarti esclusivamente sull’ascolto di ciò che dicono i tuoi interlocutori senza disturbare.

15) Evita di fare commenti ad alta voce una volta terminata la call: prima di concludere la conversazione assicurati di spegnere il software utilizzato per evitare di rimanere connesso.

Se hai richieste o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere i tuoi quesiti o le tue opinioni.Ti proponiamo, inoltre, il kit completo di 3 moduli per lo smart working dedicato alle aziende che stanno riorganizzando il proprio lavoro a distanza. Il kit completo consentirà ai partecipanti di acquisire metodi e tecniche per un’interazione a distanza professionale efficace. Potenzieranno, inoltre, tutte quelle competenze emotive, organizzative e progettuali necessarie per lavorare in modo efficiente e profittevole anche da remoto.